Hvordan sikre en god onboarding?

God onboarding av nyansatte gir et godt inntrykk av arbeidsgiver. Onboardingprosessen er en kritisk faktor i en arbeidstakers vurdering av sin nye arbeidsplass. En faktor som har en langvarig effekt på engasjement, prestasjon og lojalitet.

Ved å ha gode rutiner og prosesser rundt onboarding vil man raskere kunne få den nye medarbeideren opp på et godt prestasjonsnivå og man har mulighet å stake ut kursen for et godt arbeidsforhold hvor den nye medarbeideren velger å bli i selskapet, trives og skaper resultater.

Hva er målet med en god onboarding prosess?

• Kortere tid til et tilfredsstillende produktivitetsnivå
• Skape et godt arbeidsforhold så raskt som mulig
• Redusere turnover og rekrutteringskostnader
• Få den nyansatte raskt inn i bedriftens kultur og sosiale liv
• Økt engasjement og redusert sykefravær
• God employeebranding
• Raskt få forståelse for og leve opp til selskapets, verdier og mål

«Det er 69% større sannsynlighet for at en ansatt som deltar i et organisert onboardingprogram blir værende i virksomheten opp til tre år, enn en ansatt som ikke deltok i et slikt program.«

Bauer 2010

De første 90 dagene er avgjørende

Forskning tilsier at de første 90 dagene er spesielt avgjørende for om den nyansatte velger å bli i jobben. Jo lengre en nyansatt har stått i stillingen, desto mindre vurderer han eller hun å slutte. Det er derfor viktig at man i løpet av disse dagene sørger for at det er samsvar mellom forventninger som ble skapt i rekrutteringsprosessen og virkeligheten som man møter på arbeidsplassen.

Hvordan forberede seg

Følgende bør tenkes igjennom:

• Hvilken rolle skal ledere, HR, mentor og teammedlemmer ha?
• Når skal den formelle onboarding prosessen starte?
• Hvilken varighet skal onboardingprogrammet ha?

Hvordan komme igang

Vi anbefaler at onboarding prosessen starter allerede ved signering av arbeidskontrakten. Tiden frem til første arbeidsdag er en glimrende mulighet til å starte både integrerings- og sosialiseringsprosessen, og bygge lojalitet og tilhørighet. Husk å invitere til sosiale og faglige samlinger som finner sted før første arbeidsdag. Dette viser at også virksomheten er glade og stolte for at de har en ny med på laget.

Forbered teamet og fordel oppgaver

Gjør det til et kollektivt ansvar å sikre at den nyansatte raskt kommer inn i både arbeidsoppgaver og det sosiale. Fordel oppgaver internt i teamet. Sikre at noen møter den nyansatte første dagen og sikre at noen tar med den nyansatte på lunsj den første uken.

Sjekkliste

Lag sjekkliste som starter et par uker før den nye medarbeideren starter. Sjekklisten bør dekke de første 6 månedene av ansettelsen. Denne skal i tillegg til praktiske forberedelse også inneholde en introduksjon av selskapets verdier, strategi, mål og kultur, samt innføring av arbeidsoppgavene som tilhører stillingen. Listen bør inneholde følgende elementer:

Før den ansatte begynner:

• Send ut e-post til alle på kontoret, slik at alle er forberedt på å ta imot en ny medarbeider
• Sett opp og konfigurere datamaskinen. (Sikre at e-post og tilganger fungerer).
• Tilgjengeliggjør guider og manualer for programvaren som skal brukes
• Sett opp telefon, kontormaskin og annen teknologi.
• Bestill og legg frem visittkort
• Ordne med adgangskort
• Klargjør arbeidsplassen
• Book in møter i kalenderen med personer og avdelinger som den nyansatte bør møte

Første 3-6 måneder

• Ha jevnlige kontaktpunkter mellom den nyansatte, leder, faddere og mentorer.
• Gjør evalueringer og korrigeringer underveis
• Gjennomfør prøvetids samtaler etter 3 og 6 måneder med nærmeste leder

Dette bør du gjøre som leder:

• Ha en forventningsavklaring med den nye medarbeideren på prioriteringer og ansvar i stillingen
• Ta deg tid å svare på spørsmål, og forklare hvordan ting fungerer i virksomheten
• Sikre at alle i teamet tar sitt ansvar for onboardingen
• Ha jevnlige oppfølgingssamtaler

Gode rutiner og prosesser

Å få en nyansatt raskt opp og gå kan være utfordrende i en travel arbeidshverdag. Det er viktig å huske på at både de små og de store tingene har betydning for hvordan den nyansatte vil finne seg til rette. Har man et bevisst forhold til prosessen med å ta imot nye medarbeidere minimerer man tiden man bruker på dette hver gang en nyansatt starter. Dessuten sikrer du at alle nyansatte får den samme introduksjonen.

Kort oppsummert er veien til en vellykket onboarding gjort enklere ved at man har gode systemer og rutiner på plass og er godt forberedt. Med dette ønsker vi deg lykke til med onboardingen av deres nye medarbeider!