Referanser: Hvordan gjøre en grundig referansesjekk

Referanser kan være nyttig for å få bekreftet ditt inntrykk av en kandidat. Vi gir deg ti tips for å gjennomføre en grundig referansesjekk før du ansetter en kandidat.

Å velge riktig kandidat til en stilling krever at du gjennomfører en strukturert og effektiv rekrutteringsprosess med bruk av riktig verktøy, gode rutiner og prosesser.

Rekrutteringsprosessen kan du dele inn i følgende trinn.

1. Først velger du aktuelle kandidater til intervju basert på CV, attester og vitnemål.
2. Deretter gjennomfører du screeningintervju for å kartlegge kompetanse, samt avdekke motivasjon og egnethet til stillingen.
3. Det er først når du har kommet i sluttrunden av rekrutteringsprosessen at du skal sjekke referanser på finalekandidatene.

Her har vi samlet ti tips om hva du bør gjøre for at referansesjekken skal bli verdifull.

Målet med referansesjekken

Som arbeidsgiver er målet ditt å få et best mulig beslutningsgrunnlag for å vurdere om kandidaten er riktig for stillingen.

Du ønsker å få bekreftet eller avkreftet kunnskap og oppfatninger om kandidaten som du har dannet deg gjennom rekrutteringsprosessen.

Først må du verifisere at referansepersonene som du har fått oppgitt faktisk er den de sier de er. Det er viktig at du skaper tillit til referansepersonen ved at du opptrer profesjonelt og vennlig.

Nullstill før du sjekker referanser. Det er en menneskelig svakhet at vi har en tendens til å søke den informasjonen vi helst vil ha.

Har du fått en god søknad og CV og gjennomført et godt intervju der kjemien og alt annet stemmer, kan det være vanskelig å stille objektive spørsmål.

Husk at det alltid er bedre å ikke ansette enn å ansette feil person.

Når sjekker du referanser

Referanser sjekker du på finalekandidater i sluttfasen av rekrutteringsprosessen.

Underveis i prosessen har du blitt kjent med kandidaten og har dannet deg et godt bilde av hvordan du oppfatter kandidaten.

Når du har et klart bilde av faglig kompetanse, ferdigheter og personlige egenskaper, samt motivasjon og ambisjoner er du klar for referansesjekk.

Det er lurt at du bruker et strukturert referanseskjema og at du har forberedt deg godt på hvilke spørsmål du ønsker å få svar på.

Hvordan velge relevante referanser

Hvem skal stille som referanse? Er relasjonen til kandidaten og referansen profesjonell eller privat?

Hvilke referanse du bør velge ut avhenger av stillingsnivået og hvilke krav som stilles til kandidaten. Spør kandidaten om aktuelle referanser, men kom gjerne selv med egne forslag.

Slik kan du også avdekke om kandidaten ikke ønsker å bruke relevante referanser på grunn av tidligere konflikter eller uenigheter.

Husk at en referanse ikke er noe annet enn en person med egne subjektive oppfatninger og motiver.

Spør gjerne om hva kandidaten tror referansene vil fortelle; både positive ting og eventuelle forbedringsområder.

Da får kandidaten mulighet til å forklare relasjonen og du får avdekket om det er store avvik mellom hva kandidaten har sagt og hva referansen forteller.

Tidligere ledere er foretrukne referanser

Ofte vil tidligere ledere være de mest relevante referansene å intervjue. Men snakk likevel med kandidaten om hver referanse før du ringer.

Referansene du snakker med må både være relevante og kjenne kandidaten godt.

Det er viktig at du snakker med referanser som har hatt ulike roller og relasjoner til kandidaten. Dette kan være referanser som har vært leder, mellomleder, spesialist eller underordnet.

Når du prater med disse kan du få en mer helhetlig tilbakemelding på hvordan kandidaten har fungert både faglig og sosialt.

Hva bør du gjøre før du kontakter referansene

Du bør aldri ringe referanser uten at kandidaten er informert på forhånd om at du vil ta kontakt og hva det gjelder.

Det flere grunner til at referansene bør informeres først. Referansene får tid til å forberede seg på at du vil ringe og at de får tid til å tenke igjennom hva de vil si om kandidaten.

Dette gjør at svarene er mer gjennomtenkte og verdifulle. Spør også kandidaten om en tid som det passer å ringe referansen, slik at du har tid til en grundig samtale.

Hvor mange referanser bør du ringe

Det lønner det seg å sjekke flere referanser for å få et balansert bilde som er relevant for et godt beslutningsgrunnlag.

Vi anbefaler deg å gjennomføre intervjuer med minst 3 relevante referanser. På denne måten får du en bedre og mer helhetlig tilbakemelding.

Dette kan være en tidkrevende prosess, men ikke la det styre deg.

Det kan være lurt å se an hvor mange som kreves for å sikre nok informasjon om kandidaten avhengig av hvilken type stilling som du rekrutterer til.

Hvordan bruke informasjon fra referansesjekk

Informasjonen du får om kandidaten fra referanser bør fungere som en veiledning som bekrefter eller avkrefter ditt inntrykk etter intervjurunden.

Hvordan referansen svarer for seg trenger ikke nødvendigvis overstyre inntrykket av kandidaten. Bruk skjønn og hvis du er i tvil, spør om flere referanser som kan avkrefte eller bekrefte det du er i tvil om.

Jobbsøkere har en tendens til å overdrive egne ferdigheter og resultater under intervjuprosessen. Referansesamtalene er med å skape et balansert bilde når du skal vurdere finalekandidatene.

Det kan være nyttig å snakke med andre referanser enn de kandidaten har satt opp på sin liste, men da må du be om tillatelse først.

Vær varsom når du skal evaluere etter referansesamtalene. Har det dukket opp negative ting, bør du sjekke med flere kilder for å få dette bekreftet eller avkreftet.

Hvilke spørsmål bør du stille referansen

Når du ringer referansen bør du alltid først spørre om hvilken stilling de har i dag, hvilken relasjon referansen har hatt til kandidaten og hvor lenge de har jobbet sammen.

I starten av samtalen bør du stille åpne spørsmål. Slik at referansen fritt kan fortelle om kandidaten uten at du styrer svarene.

Følg gjerne opp med nye spørsmål underveis og be om eksempler eller at svarene konkretiseres.

Spør gjerne også om hvilken stilling kandidaten har hatt, hvilke ansvar og oppgaver dette har omfattet. Dette gir deg et bedre bilde av hvor godt referansen kjenner kandidaten.

Still referansene åpne og nøytrale spørsmål. Ikke bare spør om bekreftelse på det inntrykket du sitter med av jobbsøkeren.

Noen eksempler på spørsmål til referansen

• Hvordan har kandidaten fungert i stillingen?
• Hvilke ansvar og oppgaver har vedkommende hatt?
• Hvordan har kandidaten prestert og hvilke resultater vil du trekke frem?
• Hvordan vil du beskrive kandidaten som person?
• Hvordan har samarbeid og kommunikasjon med andre fungert?
• Ville du ansatt personen på nytt?

Mange har vanskelig for å ikke svare ærlig på dette siste viktige spørsmålet.

Fallgruver du må unngå i referansesjekken

Nullstill før du sjekker referanser. Det er en menneskelig svakhet at vi har en tendens til å søke den informasjonen vi helst vil ha.

I mange tilfeller vil referansen være i overkant positiv til kandidaten, så det er all grunn til å stille presise spørsmål.

Har du mottatt en god søknad, en CV med rett bakgrunn og gjennomført et godt intervju har også du allerede en positiv oppfatning av kandidaten.

Hvis kjemien, personligheten, kompetansen og motivasjon for stillingen stemmer, kan det være vanskelig å stille objektive spørsmål til referansen.

Hvordan avslutte referanseintervjuet

Som en avslutning på referansesjekken kan du foreta en kort oppsummering av det dere har gjennomgått.

Du kan spørre referansen om dette er korrekt oppfattet, eller om referansen ønsker å tilføye noe.

Deretter kan du forhøre deg om det er andre ting som er verdt å vite om kandidaten som dere ikke har snakket om.

Hvordan avdekke for positive referanser

Det kan være ulike grunner til at du får en god beskrivelse av en dårlig kandidat.

I noen tilfeller ønsker bedriften å bli kvitt kandidaten og gir en sterkt positiv referanse.

I andre tilfeller er referansen bare snill og hyggelig og har liten forståelse for hvorfor verdiskaping og resultater er viktig.

I atter andre tilfeller er referansen er en god venn av kandidaten og dekker over kandidatens svake sider.

Det er derfor god grunn til å stille presise spørsmål som avdekker tema du er usikker på ved kandidaten.

Etter referanseintervjuet bør du oppsummere positive og negative funn, og vurdere om referansesjekken styrker eller reduserer din oppfatning av kandidaten.

Husk at det alltid er bedre å ikke ansette, enn å ansette feil person.