Produktivitet: 9 tips for å få mer effektive ansatte

Som leder er du ansvarlig for dine ansattes resultater. Vi har undersøkt hvordan ledere går frem for å få maksimal produktivitet ut av sine medarbeidere.

På en moderne arbeidsplass sitter vi ikke på hvert vårt cellekontor og jobber med vårt.

Samarbeid, felles prosjekter og samkjøring er en svært viktig del av arbeidsdagen. Å forbedre resultatene på disse områdene er noe av det viktigste du gjør for å øke produktiviteten til dine medarbeidere.

Den virkelige utfordringen for en leder er derfor ikke bare å takle sine egne arbeidsoppgaver. Den ligger i å samkjøre de kollektive oppgavene.

En leder som kan øke effektiviteten til et team som jobber sammen, vil få tilbake i økt produktivitet.

Vi har undersøkt hva de beste lederne og organisasjonene gjør for å øke produktiviteten til sine medarbeidere.

Her er 8 steg du kan ta for å øke produktiviteten til dine ansatte.

Hva er produktivitet?

Produktivitet er produksjon i forhold til innsats, altså forholdet mellom mengde goder som produseres og mengden produksjonsfaktorer som er satt til produksjon av godene.

Når mengden produksjonsfaktorer er konstant samtidig som mengden produserte goder øker, øker produktiviteten.

Med produktivitet menes vanligvis faktorproduktivitet, altså mengden som produseres i forhold til innsats av en produksjonsfaktor – som regel representert per timeverk. For eksempel hvor mange kunder en butikkmedarbeider betjener i snitt per time.

1. Vær tydelig på hva teamet skal oppnå

Et team må kunne jobbe godt sammen. For å få det til, trenger det struktur og tydelighet. Det begynner med en god leder som tar et steg tilbake og klargjør hva han eller hun ønsker at teamet skal jobbe med og for.

Det betyr blant annet at du må definere rollene og oppgavene i teamet på en tydelig måte. Er teamet nytt, er det nyttig å lage en oversikt over hver enkelts rolle. Du må også vise hvordan oppgavene henger sammen.

Du må være tydelig i dine forventninger om hva som skal gjøres. Spesifikke oppgaver må ha klare instruksjoner. Alle må vite hvem som gjør hva. Etabler også rutiner for kommunikasjon i teamet.

Tydeliggjør hvor mye ressurser du forventer skal brukes på oppgavene. Ikke alt trenger å være perfekt. Ved å klargjøre hva som er viktigst, sørger du for at dine medarbeidere bruker mest tid på de viktigste tingene.

Slik sikrer du at teamet hele tiden drar i samme retning. Du unngår forvirring som gjør at enkelte bruker tid på å forsøke å forstå hva som skal gjøres eller oppnås. Du unngår at ressursene brukes i en annen retning enn det du hadde forespeilt deg.

Hver enkelt ansatt vil dessuten ta mye mer eierskap til sine egne oppgaver. Alt dette bedrer effektiviteten i teamet.

Samtidig er det viktig å unngå fallgruven mikroledelse. De færreste yter sitt beste om arbeidsdagen er diktert ned på detaljnivå. Finn rett balanse. Gi dine ansatte frihet og rom til å utføre arbeidsoppgavene på sin måte.

2. Jobb mot en åpen og trygg arbeidskultur

Undersøkelser viser at team er mest effektive når medlemmene er komfortable med å ta risiko og å være sårbare rundt hverandre. Jobb derfor med å skape en arbeidskultur som er åpen, inkluderende og gir rom for tilbakemeldinger.

Som leder er det viktig å gå foran med eget eksempel. Å innrømme feil eller at du ikke har svaret på alt, er helt nødvendig for å bygge en åpen kultur hvor alle føler seg frie nok til å bidra på beste måte.

På lengre sikt gir det deg også muligheten til å ha en åpen og ærlig dialog med dine ansatte. Det gir ofte grobunn for gode idéer som kan ta selskapet ett steg videre. Det gir også ansatte trygghet og motivasjon til å yte sitt beste.

En åpen kultur gir deg dessuten mulighet til å ligge i forkant om noe er i ferd med å skjære seg. De største problemene kommer når ansatte har tøyd strikken lenger enn de burde, og ender opp med å ikke levere som avtalt.

Sier den ansatte fra i tide, kan du gripe inn og foreta endringer. Da slipper du at hele prosjektet blir utsatt eller i verste fall feiler.

Gå foran som et godt eksempel. Tenk over hvordan du legger opp din egen arbeidsdag. Tenk over hvilke møter du må være på, prosjektene du tar på deg og hvordan du kommuniserer. Teamet vil følge din atferd.

3. Bli kjent med hver enkelt ansatt og lytt til dem

Kommunikasjon er essensielt i arbeidshverdagen. Å kjenne dine ansatte godt, er også med på å gjøre teamet mer effektivt.

Ved å vise interesse for dine ansatte også utover selve jobben som må gjøres, kan du styrke båndet mellom dere. Dette gjør det lettere for deg å forstå dine ansatte og å tilpasse både lederstil og arbeidsoppgaver deretter.

En ansatt som vet at sjefen bryr seg om dem, er også mer motivert. Motiverte ansatte gjør ofte en bedre og mer effektiv jobb. Det gjør det også lettere for deg å få konstruktive tilbakemeldinger.

En fallgruve i teamarbeid er at det kan utvikle seg undergrupper. Har du et godt og åpent tillitsforhold til dine ansatte, er det mye lettere for deg å fange opp dette før det er for sent. Da kan du sette inn tiltak for å få teamet tilbake på rett kjøl.

Kjenner du dine ansattes behov godt, er det også lettere å finne riktig balanse i hvordan du kommuniserer med dem. Tenk gjennom hvem som trenger hvilken informasjon, og på hvilken måte du best kan få det frem.

Når ikke alle er med på alt, kan teamet jobbe mye mer effektivt. Det fordrer imidlertid et sterkt tillitsforhold mellom sjef og ansatt, samt hvert enkelt medlem i teamet.

4. Vis at du setter pris på godt arbeide

Mange blir overrasket over hvor mye et enkelt «godt jobba» kan gjøre med sine ansatte.

Det kan utgjøre forskjellen mellom en godt fornøyd og motivert ansatt, og en som ikke føler seg tilstrekkelig verdsatt.

Vis at du setter pris på godt utført arbeid. Det bidrar til å øke motivasjonen til medarbeiderne dine. Da vil de ofte også yte litt mer.

Vær derfor raus med komplimenter, men ikke strø dem rundt deg ukritisk. Da vil de ha liten verdi.

Tilpass dessuten komplimentene til hva du vet den enkelte setter pris på å høre.

5. Øk produktivitet og effektivitet med ny teknologi

Mange bruker timesvis på oppgaver som enkelt kan automatiseres eller forenkles ved hjelp av teknologi.

Gå derfor gjennom oppgavene dine ansatte jobber med. Er det noe du kan gjøre for å lette arbeidsdagen deres? Noe som kan ta vekk monotone oppgaver, så dine ansatte kan fokusere på mer verdi-bringende aktiviteter?

Dette vil ikke bare gjøre teamet ditt mer produktivt. Det vil også gjøre arbeidsdagene mer interessante og jobben mer spennende for dine ansatte.

6. Vurder hyppighet av møter

Jevnlige møter er helt essensielt for effektivt teamarbeid. Du trenger dem for å dele informasjon, hente idéer og ta beslutninger. Men de kan også dempe produktiviteten til teamet ditt.

Tenk derfor gjennom måten du gjennomfører møter på én gang til.

Ofte kan noen møter elimineres. Tenk gjennom om informasjon kan deles på andre måter enn å samle alle i ett rom.

Kan dere bruke delte dokumenter og oppsummeringer på e-post gjøre noe av jobben på en mer effektiv måte? Hvilke beslutninger kan delegeres til individer eller mindre grupper, i stedet for å tas i plenum?

Det er heller ikke sikkert at alle trenger å være med på alle møter. Tydeliggjør i så fall at du ikke forventer at alle stiller opp på alle møter. Vær samtidig tydelig når det er nødvendig å samle alle i ett rom.

7. Legg til rette for godt fysisk arbeidsmiljø

Det fysiske arbeidsmiljøet spiller også en rolle i produktiviteten til teamet ditt.

God belysning og mye naturlig lys på dagtid, kan forbedre både produktiviteten og den ansattes velvære. Støynivå og forstyrrelser i åpent kontorlandskap er noe mange ansatte ofte klager på, og som hindrer dem i å gjøre jobben effektivt.

Noe så enkelt som temperaturen på kontoret har også innvirkning.

Sørg for å gå gjennom de fysiske aspektene ved arbeidsplassen, så de ikke legger noen hindringer for ditt teams produktivitet.

8. Ansett de beste folkene

Ikke alle i et team vil være en superstjerne. Som leder er det din jobb å få dine ansatte til å yte så godt de kan, ut fra sine forutsetninger. Som denne artikkelen har vist, er det mye du kan gjøre for å få et eksisterende team til å jobbe mer produktivt.

Likevel er det ikke til å komme unna at mye av grunnlaget legges i ansettelsesprosessen. Å velge de rette personene til de rette jobbene. Og å velge kandidater som kan jobbe godt sammen.

Når du ansetter nye folk i teamet ditt, gjelder det å finne en balanse mellom å tilføre noe nytt, og noen som passer inn. Ofte er det lett å velge noen som er veldig like dem som allerede er i teamet. Det kan være bra for samholdet. Men det bringer sjelden nye idéer som kan hjelpe dere å ta et nytt steg.

I de fleste tilfeller er nyansettelser en god mulighet til å utvide teamets kompetanse. Det kan utfordre måten dere tenker og gjør ting på. Det vil løfte hele teamet til et høyere nivå.

Det er likevel fremdeles viktig at kandidaten passer inn i teamet. Det hjelper ikke å hyre inn en superstjerne, om andre ansatte mister motivasjon eller teamets struktur faller sammen.

Se etter kandidater som forstår selskapet og målet deres. De bør ha en arbeidsmoral som sammenfaller med eksisterende teammedlemmer.

Å ansette et nytt teammedlem er ofte noe ledere ikke har sterk kompetanse i. Med tanke på hvor stor påvirkning en nyansettelse har på bedriften og teamet, lønner det seg ofte å få hjelp eksternt.

9. Vær bevisst på hvordan du bygger ditt team

Ønsker du å skape et team som jobber mer produktivt, gjelder det å tenke strukturert og fokusert.

Vær tydelig, men gi dine ansatte frihet til å utføre oppgavene. Bli godt kjent med dem, så du vet hvordan de kan motiveres. Skap en åpen og trygg arbeidskultur, så får du ansatte som yter mer. Dessuten slipper du negative overraskelser fordi ingen har turt å si fra når noe ikke har gått etter planen.

Går dine ansatte rundt og frykter hard kritikk eller å miste jobben, vil de ikke kunne yte sitt beste.

De beste teamene har klare strukturer, hvor alle kjenner de felles målene. De ansatte har rom og trygghet til å ta beslutninger og gjennomføre jobben.

Klarer du derimot å skape et godt og inkluderende arbeidsmiljø tilpasset dine ansattes styrker, kan du skape et momentum på jobben som gjør at teamet jobber enda hardere og bedre mot dine mål.