Slik får du mer ut av medarbeidersamtalen

Medarbeidersamtalen kan være et nyttig verktøy for å sikre at både de ansatte og selskapet får mest mulig ut av arbeidsforholdet. Men hvordan sikrer man at samtalen blir produktiv for begge parter?

Mange ansatte opplever at medarbeidersamtalen blir tatt lett på av ledere som ikke er godt nok forberedt, og som ikke har en plan for hverken gjennomføring av samtalen eller oppfølging i tiden etter.

Kanskje skyldes dette at enkelte ledere ikke ser verdien i medarbeidersamtaler, og kun anser det som et obligatorisk punkt man må gjennom før man kan gå tilbake til sine ordinære arbeidsoppgaver?

Man har jo tross alt løpende dialog med medarbeiderne i hverdagen, så hvorfor skal man sette av verdifull tid og prioritere disse medarbeidersamtalene?

Et verdifullt verktøy

Med god planlegging kan medarbeidersamtalen være nyttig verktøy for både ansatte og leder. Dette er ikke en statussjekk der ansatte har muligheten til å lufte sine bekymringer, men et strategisk viktig møte som sikrer at både bedriften og medarbeiderne får mest ut av hvert enkelt arbeidsforhold.

Formålet med medarbeidersamtalen er å tydeliggjøre selskapets overordnede mål og bevisstgjøre medarbeiderne på deres rolle i det helhetlige maskineriet. Dette er også en anledning til å sette arbeids- og utviklingsmål for de ansatte som støtter opp under selskapets mål, for å sørge for at alle i virksomheten drar i samme retning.

En nøye planlagt og godt gjennomført medarbeidersamtale er et verktøy for å øke verdiskapningen i selskapet. En grundig gjennomføring av samtalen er med å skape en kultur der hver ansatt forstår sin rolle, føler seg verdsatt og jobber målrettet mot selskapets overordnede mål.

Dette bør du tenke på før, under og etter samtalen

Hva selskapet, de ansatte og du som leder får ut av medarbeidersamtalene avhenger i stor grad av innsatsen som legges ned i gjennomføringen. Forutsetningene for en verdiskapende medarbeidersamtale er nøye planlegging, god forberedelse fra begge hold, systematisk gjennomføring av samtalen og personlig oppfølging i etterkant.

Dette bør du, som leder, tenke på før, under og etter medarbeidersamtalen:

Forberedelse

Sørg for at både den du og den aktuelle medarbeideren er godt forberedt til samtalen. Ved å tydeliggjøre hva du ønsker å få ut av samtalen og sette en agenda legger du alt til rette for en produktiv og positiv medarbeidersamtale. I tillegg sender du et tydelig signal til alle ansatte om at dette er noe du tar på alvor.

Agendaen bør inneholde:

• Innledning med betraktninger og tilbakemeldinger om den ansattes arbeid og innsats.
• Gjennomgang av selskapets overordnede mål.
• Den ansattes vurdering av arbeidsmiljø og kultur på arbeidsplassen, samt deres relasjon til kolleger og ledere.
• Gjennomgang av den ansattes resultater og måloppnåelse.
• Diskusjon rundt, og fastsettelse av, nye arbeidsmål, tiltak som skal innføres og videre utvikling.
• Konklusjon med oppsummering av videre mål, ambisjoner og opplæringsbehov.

Snakk gjerne om den oppkommende runden med medarbeidersamtaler i fellesmøter, avtal samtalene til et passende tidspunkt og kall inn til samtalen god tid i forveien for å gi medarbeiderne best mulige forutsetninger for å stille forberedt til samtalen.

Tydeliggjør også at dette er ment å være en dialog, og at medarbeideren her har muligheten til å ta opp ting som er viktige for dem i relasjon til arbeidsforholdet.

Gjennomføring

Medarbeidersamtalen bør starte med en repetisjon av møtets formål, og skal videre følge den fastsatte agendaen. Husk likevel at dette skal være en personlig samtale, så la derfor praten flyte naturlig for å unngå at situasjonen fremstår som formell og kunstig.

Dersom det dukker opp nye samtaleemner underveis, bør det gis tid og rom til å utforske disse. Samtidig bør du som leder forholde deg til temaer som er blitt diskutert fortløpende i arbeidshverdagen, og ikke ta opp ting som ikke er informert om på forhånd eller diskutert tidligere.

En god medarbeidersamtale vil som oftest inneholde en evaluering av arbeidet som er gjennomført, og en oppdatert status på målene dere har satt dere i fellesskap. Den viktigste delen av medarbeidersamtalen er likevel de punktene på agendaen som tar for seg veien videre. 

Denne samtalen er en god mulighet for å legge planer og tilrettelegge for videre utvikling, stille kriterier og fastsette nye arbeidsmål. Dersom dette er en seriøs og drevet ansatt med store ambisjoner er det også en god mulighet til å diskutere nye læringsområder og videre karrierevei. Eventuelle insentiver og bonuser for måloppnåelse bør også fastsettes.

Når dere kommer ut av samtalen skal både du og den ansatte ha klart for dere hva som forventes av dem, hva de kan forvente, hvilke muligheter de har og hva de skal jobbe mot.

Oppfølging

Det første du bør gjøre etter medarbeidersamtalen er å avtale en tid for neste samtale umiddelbart. Selv om medarbeidersamtalen som regel gjennomføres to ganger i året er det ingen grunn til å vente fem måneder med å booke neste møtet.

Videre er det viktig at du følger opp temaene dere tok for dere i den daglige kommunikasjonen. Hvordan utvikler den ansatte seg i forhold til kriteriene dere satt? Hvordan opplever de at det legger til rette for at de kan nå målene dere ble enige om? 

Ha gjerne kontinuerlige oppfølgingsmøter, og sørg for å gi gode, saklige tilbakemeldinger på arbeidet som blir gjennomført. Sørg også for at eventuelle læringsmuligheter og kurs som ble lovet i medarbeidersamtalen oppfylles og gjennomføres innen rimelig tid.

Sist, men ikke minst kan det være fordelaktig å ha en gjennomgang med den øvrige ledelsen om resultater og lærdommer fra medarbeidersamtalene, hva som kom ut av dem og hvordan dere kan benytte denne informasjonen for å utvikle selskapet i ønsket retning.